Privacyverklaring

Versie juli 2026

Praktijk Extralent hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij helder en transparant uit welke persoonsgegevens wij verwerken, met welk doel, op welke grondslag en hoe lang wij deze bewaren. Wij houden ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en, voor zover van toepassing, de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO).

1. Wie zijn wij

Praktijk Extralent is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Onze contactgegevens:

Onze privacycontactpersoon is het aanspreekpunt voor alle vragen over privacy en de verwerking van uw gegevens. Voor een organisatie van onze omvang zijn wij niet wettelijk verplicht een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te stellen; wij hebben er daarom voor gekozen te werken met een privacycontactpersoon.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Afhankelijk van uw relatie met onze praktijk kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• Voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum;
• Adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres;
• Burgerservicenummer (BSN) — uitsluitend voor zover wettelijk vereist in de zorg;
• Gegevens van ouders of wettelijk vertegenwoordigers (bij minderjarige cliënten);
• Gezondheidsgegevens en overige gegevens die noodzakelijk zijn voor de behandeling. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens die extra bescherming genieten;
• Financiële en factuurgegevens;
• Bij een sollicitatie: NAW-gegevens, cv, motivatie en overige door u verstrekte gegevens;
• Technische gegevens via onze website (zie hoofdstuk 8, Cookies).

3. Doelen en grondslagen van de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Onderstaande tabel toont per doel welke grondslag wij hanteren.

Waar wij ons op toestemming baseren (de AI-transcriptietool en analytische cookies), kunt u die toestemming te allen tijde intrekken. Het intrekken heeft geen terugwerkende kracht: verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden blijven rechtmatig.

4. AI-transcriptietool “Ontzorgd”

Met uw uitdrukkelijke toestemming maken wij tijdens gesprekken gebruik van de AI-transcriptietool Ontzorgd om het gesprek automatisch om te zetten naar tekst voor het dossier. Wij vinden het belangrijk dat u precies weet hoe dit werkt:

• De audio van het gesprek wordt niet opgeslagen en is direct na verwerking verwijderd;
• De gegenereerde transcriptie wordt maximaal twee weken bewaard, of zoveel korter als mogelijk, en daarna verwijderd. Relevante informatie wordt overgenomen in uw reguliere dossier;
• De verwerking vindt volledig plaats binnen de Europese Unie; er worden geen gegevens buiten de EU verwerkt;
• Met de leverancier is een verwerkersovereenkomst gesloten en er is een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) uitgevoerd;
• U bent nooit verplicht toestemming te geven. Zonder uw toestemming gebruiken wij de tool niet, zonder dat dit gevolgen heeft voor uw behandeling.

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, of zolang wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

6. Delen van gegevens met derden

Wij verstrekken uw persoonsgegevens uitsluitend aan derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken (verwerkers) sluiten wij een verwerkersovereenkomst, zodat uw gegevens ook daar goed beschermd zijn. Wij maken gebruik van de volgende verwerkers:

Al onze verwerkers verwerken uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte. Wij dragen geen persoonsgegevens over naar landen buiten de EU/EER.

7. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Denk hierbij aan beveiligde toegang, versleutelde verbindingen, afspraken met onze verwerkers en het beperken van toegang tot gegevens tot medewerkers voor wie dit noodzakelijk is. Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht.

8. Cookies

Onze website maakt gebruik van Google Analytics om het gebruik van de website te analyseren en te verbeteren. Hiervoor worden analytische cookies geplaatst. Deze cookies worden pas geplaatst nadat u daarvoor via de cookiebanner toestemming heeft gegeven. U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment aanpassen of intrekken via de instellingen op onze website of via uw browser.

9. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage – u mag opvragen welke gegevens wij van u verwerken;
• Recht op rectificatie – u mag onjuiste gegevens laten corrigeren;
• Recht op verwijdering – u mag verzoeken uw gegevens te wissen, voor zover wij niet wettelijk verplicht zijn deze te bewaren;
• Recht op beperking – u mag de verwerking laten beperken;
• Recht op dataportabiliteit – u mag uw gegevens in een gangbaar formaat ontvangen of laten overdragen;
• Recht van bezwaar – u mag bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen;
• Recht om toestemming in te trekken – waar wij ons op toestemming baseren, mag u die te allen tijde intrekken.

Wilt u gebruikmaken van een van deze rechten? Neem dan contact op met onze privacycontactpersoon. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, kunnen wij u vragen zich te legitimeren. Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken.

10. Minderjarigen

Voor de verwerking van persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar vragen wij toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger. Onze medewerkers kunnen de leeftijd van een bezoeker echter niet altijd controleren. Wij adviseren ouders betrokken te zijn bij de onlineactiviteiten van hun kinderen om te voorkomen dat er zonder toestemming gegevens worden verzameld.

11. Klacht indienen

Heeft u een klacht over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op, zodat wij samen tot een oplossing kunnen komen. Komt u er met ons niet uit, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer wet- of regelgeving of onze werkwijze verandert. De meest actuele versie vindt u altijd op onze website. Deze versie dateert van juli 2026.